Normalmente los aviones vuelan a 35.000 pies de alturas. La razón principal de esta altitud radica en la eficiencia del combustible. El aire fino crea menos resistencia en el avión, lo que significa que el avión puede usar menos combustible para mantener la velocidad.  Volar alto significa que los aviones pueden evitar las aves, los drones y los aviones ligeros y helicópteros, que vuelan a altitudes más bajas. Pero no todos los aviones están hechos para navegar a la misma altitud. La altitud de un avión está determinada por su peso y las condiciones atmosféricas en el momento del vuelo. La dirección de los vuelos, la cantidad de turbulencia y la duración del vuelo también son factores a considerar.

Cuando se inicia un negocio, la emoción nos hace pensar que volará alto, que seremos capaces de manejarlo eficientemente y que sabremos superar cualquier contratiempo. Escuchamos hablar de la importancia de tener un plan financiero, plan de riesgo, manejo de escenarios, modelo de negocios; sin embargo, muchas veces por considerarlos conceptos complicados y difíciles de digerir, seguimos adelante confiando que todo saldrá bien.  

Pero una vez iniciado, la gestión operativa del día a día aunado a la angustia por la situación actual, no nos permite ser lo suficientemente analíticos, requisito indispensable para evaluar continuamente si la estrategia es la correcta y si el negocio puede llegar a ser sustentable.  Por eso la importancia de una revisión profesional y externa con el tiempo, para apoyarte en la evaluación objetiva, diseño e implementación de un plan estratégico que pueda ser factible de implementar y gestionar, pero sobre todo que tus emociones no estén involucradas en tu negocio.

Hay muchas formas de iniciar un análisis y dejarlo a la providencia no es siempre la mejor opción.

Es indispensable que tomes un tiempo para analizar, buscar alternativas y desarrollar un plan para su ejecución.

Principio básico, un negocio es para hacer dinero.  

Pero no sabrás si tu negocio realmente es rentable si no manejas todos los números.

Muchos emprendedores en los actuales momentos están tratando de adaptarse.  Recuerda que la situación actual no es provisional.  Así que toma el tiempo para rearmar tu negocio, de manera tal que sobreviva, sea sustentable y perdure en el tiempo. 

Es muy común que a los emprendedores los motive más el tema de producción y servicio; y creen que el análisis, control y planificación financiera son temas que solo se manejan en las grandes empresas.  “Los números son para los contadores” es la expresión más frecuente que escuchas y contratan a un externo para que les manejen los libros y se dediquen a declarar impuestos, pero no tienen idea de lo que haces exactamente.  Si crees que es la respuesta correcta, es preferible que consideres a tu negocio como una actividad social sin fines de lucro.

¿Por dónde empezar?.. Por experiencia con muchos emprendedores que han venido a plantearnos su negocio, inician exponiendo la idea con una pasión altísima, convencidos de los beneficios que tiene su producto y/o servicio.  

• ¿Cuál es tu negocio? 
• Voy a vender pastelitos andinos
• ¿Por qué lo quieres vender? 
• Porque me quedan buenísimos, todo el mundo me lo dice y puedo ganar muchísimo dinero.
• ¿Cuánto es muchísimo dinero para ti?
• Bueno mira, creo que le puedo ganar el doble de lo que me cuesta hacerlos.  Además a mi vecina le va buenísimo y a mí también me irá buenísimo.
• ¿Dónde los vas a preparar? 
• En mi casa.  Tengo espacio suficiente.
• ¿Quién lo hará?
• Todo lo haré yo; y mi sobrina menor me ayudará de vez en cuando. Mi hermano me ayudará a entregar los pastelitos en su moto.
• ¿Tienes una receta que sigues al pie de la letra siempre?
• No vale, mi mamá me enseñó a tener buen ojo y me quedan siempre ricas. Además, no puedo escribir el toque secreto.
• ¿Cómo vas a vender?
• Mi sobrina es buenísima manejando redes.  Ella me va a ayudar a promocionar mis pastelitos.
• ¿A quién se lo vas a vender?
• A todos los que tengan dinero para comprar y que le guste comer sabroso. Y rodando la voz en mi edificio.

El diálogo anterior es muy común y una de las causas del fracaso de muchos emprendimientos es la falta de formación empresarial, estructura y organización.

Para emprender un negocio y que este sea sustentable en el tiempo, es imprescindible tener un plan estratégico financiero.

La conversación se torna interesante cuando empezamos a hacer preguntas con la intención de saber si realmente tu negocio podrá volar a 35.000 pies de altura.

a) ¿Cuánto te cuesta producir un pastelito?… Para ello, es indispensable elaborar el recetario (receta estándar y receta complementaria) y determinar el costo real de prepararlo.   

b) ¿Cuánto puedes producir?; ¿Cuál es la capacidad máxima de producción real, teniendo en cuenta las limitaciones de espacio, de utensilios, la capacidad que tiene la cocina y el tiempo que le puedes dedicar?; ¿Cuánto tiempo estimas que dedicarás a comprar los ingredientes a promocionar tu producto, a entregarles los pastelitos a tus clientes? 

c) ¿Cuáles son tus gastos?… Ten presente que se considera gasto a todo lo que pagas independientemente de lo que llegues a producir.  Ejemplo: Lo que pagas por promocionar tu producto en redes sociales, internet, teléfono, servicios básicos, seguro del vehículo.   Si produces en tu casa, asigna un porcentaje de lo que pagas mensualmente a tu negocio.  Un criterio de asignación puede ser por tiempo de uso.  

d)  Tu tiempo es dinero.  Son pocas las personas que consideran el tiempo que le dedican al negocio. Y es más complicado cuando se les pregunta, ¿cuánto cuesta su tiempo?. Esta información es importante agregarla a tu estructura. Un criterio es preguntarte, ¿si contratas a alguien cuánto le pagarías?  Si es pago fijo es gasto y tendrás que distribuirlo entre el total de pastelitos que estimas producir.  Si es pago por producción es costo.  Aunque no contrates a nadie y todo lo hagas tú, igual corresponde que te asignes un salario.

e) ¿Cuánto le vas a pagar a tu hermano por entrega? ¿Estará incluido en el precio de venta o le indicarás al cliente que es cobrado adicional?

f)  Compra de equipos, utensilios, mobiliario, dominio, desarrollo página web, son tu inversión, y se reponen después de su vida útil o renovación.  Por lo tanto, del total de tus ventas debes “apartar” un porcentaje para reponer los equipos.  Es lo que se conoce como depreciación.

Si no consideras esta reserva y lo agregas a tu precio de ventas, cuando te toque reponer equipos, tendrá que salir de tu propio bolsillo y no de tu negocio.

d)  Todo negocio es para ganar dinero.  Por lo tanto, ¿qué utilidad o ganancia quieres y puedes obtener? y esta ganancia no tiene nada que ver con el salario que te asignaste y que fue considerado en tu estructura.  ¿Qué harás con la ganancia?  ¿comprar más equipos, un local, expandir tu negocio? 

Por lo tanto:  ¿Cuánto cobrarás por cada pastelito para que tu negocio sea sustentable?

Precio de Venta = Costo de producción + Distribución de tus gastos entre el número de pastelitos que llegues a producir + % para reponer equipos + % de utilidad que deseas obtener.

Y no incluye impuestos (IVA), este es otro tema que hablaremos más adelante

A continuación, te presentamos un ejemplo muy básico con cifras irreales, pero con la idea de mostrar la metodología, porque a estas alturas de la conversación ya bajamos de los 35000 pies de altura.

Con el modelo de negocio actual:

• Puedes producir mensualmente 1.000 pastelitos al mes.
• El costo de producción, empaque y despacho por unidad es de $4. 
• Por lo tanto, el costo mensual será de $4.000.
• El monto total de gastos mensuales es de $ 1.000.  
• Total Gastos / Número producción = $1000 / 1000 = $1 por pastelito
• Reserva para reponer equipos (depreciación) = $100 / 1000 =  $0.1 por pastelito
• Y el porcentaje de utilidad deseada es de 20% sobre cada pastelito vendido.

¿Cuál es el precio de venta por pastelito? = $4 + $1 + $0.1 = $6 x 20% = $ 5.1

Pero tu vecina, otros competidores que ves en redes y por comentarios de familiares, te dicen que cada pastelito similar al tuyo lo venden en $4

Cuáles son tus opciones:

1.  Validas que la estructura de costos y gastos están bien calculados.

2.  Buscas mejores precios con proveedores para bajar costos

3.  Decides bajar tu margen de utilidad.

4.  Prefieres asignar menos Bs/hora de tu tiempo, por lo menos en los primeros 6 meses. 

5.  No modificas el precio, porque ofreces mejor calidad y mejor entrega que tu competencia y se lo haces saber al cliente.

6. Incrementas volumen de producción y mejoras tu estrategia de ventas.  Gastos divididos en más número de pastelitos, el impacto es menor en el precio de venta.

Después de ajustar y volver a hacer los cálculos, decides que cada pastelito lo venderás e 4$. Precio Venta: 4$ como promoción de ingreso al mercado.

Por lo tanto, tu ganancia será de cerca de 500$ al mes si llegas a producir y a vender los 1.000 pastelitos.  

Cuando iniciamos nuestra conversación, comentaste que se ganaba muchísimo,  ¿este monto es lo que esperabas ganar?, ¿es realista considerar que puedes vender la totalidad de la producción?, ¿si decides seguir, tienes dinero suficiente para cubrir los gastos sin vender?, ¿por cuánto tiempo?, ¿qué vas a hacer si se va la luz?, ¿qué pasa si no encuentras los ingredientes?, ¿qué vas a hacer cuando tu hermano esté ocupado para entregar?. 

No todo se puede planificar ni anticipar todo, pero en los negocios quién maneja mejor los números está mejor preparado para enfrentar cualquier crisis que se pueda presentar.

No importa el tipo o tamaño de la empresa que tengas. Este es el ejercicio mínimo que corresponde hacer al analizar tu negocio. Por esta razón, el diagnóstico oportuno, el diseño de objetivos estratégicos, el desarrollar un plan de acción con análisis de factibilidad, la gestión de procesos, medición continua de resultados y la capacitación del equipo son de vital importancia para comunicar, vender y hacer que tu negocio llegue a ser sustentable en el tiempo.